Почему я должен быть в команде. Почему команда YouScan выбирает Slack: делимся опытом использования. Почему команды неправильно оценивают сроки

Сейчас команды - это не просто модное слово, а реально функционирующие структуры, которые все чаше используются для эффективного выполнения работы. И это не случайно, ведь командные структуры во много раз повышают скорость и качество рабочей деятельности. Я пока не видел лучшего способа ведения бизнеса в современных условиях.

Растущая популярность команд в частных и государственных организациях связана с необходимостью адаптироваться к ряду специфических изменений в сфере бизнеса.

Сегодня ваша компания производит лучшие в мире мышеловки. Но завтра ваш конкурент может предложить мышеловки еще лучше, а в придачу к ним - первоклассный сервис. Что же будет делать ваша команда? Старая пословица гласит: «Одна голова хорошо, а две - лучше». Когда от производителей мышеловок требуется быстро ответить па конкурентную угрозу, они объединяют всех талантливых инженеров - разработчиков мышеловок, чтобы ускорить работу. Коллектив работает эффективнее, чем несколько гениев поодиночке, даже если они обладают выдающимися способностями.

Технологические достижения

Появление новых технологий вносит изменения в способы выполнения работы. Применение компьютеров в производственных процессах, например, уменьшает и даже вовсе исключает участие человека в выполнении той или иной работы. В подобной ситуации возникает потребность в специалистах более широкого профиля, а потребность в узких специалистах уменьшается. Именно в командах создаются самые благоприятные условия для разнообразно одаренных личностей.

Повышение запросов потребителя

Высокие требования к выполненной работе и не терпят задержек в ее выполнении. Если вы медлительны и небрежны в работе, клиенты откажутся от ваших услуг и обратятся в другую компанию. Поэтому если клиент услышит от вас: «К сожалению, сотрудник, занимающийся вашим вопросом, находится в двухнедельном отпуске», он, скорее всего, уйдет и никогда больше к вам не обратится. Личная ответственность - это естественное состояние каждого члены команды при выполнении первоочередной задачи - удовлетворения потребностей клиента.

Снижение затрат при увеличении объемов работ. Для управленцев эта фраза стала своего рода боевым кличем: «Экономь на всем, давай больше качественной продукции с меньшими затратами!» Чтобы выполнять большие объемы работы без увеличения штата, работники должны брать на себя больше ответственности, - меньше «героев-одиночек», больше команд.

Логика проста и понятна: четыре человека, работающих вместе, могут выполнить больший объем работы, чем четыре человека, работающих по отдельности.

Один из основных принципов культуры YouScan звучит так: «Сделать приятной и эффективной нашу совместную работу» , и это касается в том числе коммуникации внутри нашей распределенной команды. Мы перепробовали несколько инструментов для общения, начиная с обычного Skype и заканчивая Yammer, но в конце концов остановились на Slack. Мы любим делиться своим опытом, который может пригодиться и вам, так что в этой статье расскажем, как мы работаем с этим мессенджером, и какие преимущества это даёт командной работе.

Почему Slack?

Наша команда работает в нескольких офисах в разных городах, и мы постоянно думаем о том, как сделать наше общение на расстоянии наиболее удобным, быстрым и эффективным.

Долгое время мы (как и многие компании) использовали Skype и мирились с тем, что это не более чем мессенджер, в котором можно только общаться и пересылать файлы. Мы даже привыкли к его постоянным «глюкам», но в один не очень хороший день наш Skype был взломан , и поддержка так и не смогла помочь нам восстановить доступ. Поэтому одним из основных требований к корпоративному мессенджеру стала безопасность.

В свою очередь Yammer мог делать то, что не мог Skype (хранилище файлов, комментарии и лайки к темам и обсуждениям, голосования, группы и т.д.). Мы пользовались им несколько лет, но, увы, это скорее «социальная сеть для бизнеса», которая не предполагает мгновенной коммуникации. Хотя внутри имеется мессенджер, но он неудобен, у нас совершенно не прижился, как и, например, Google Talk. К тому же последнее время Yammer не радовал нас новыми возможностями, мобильное приложение было неудобным, так что вовлечение сотрудников в его использование постепенно падало.

В общем, мы постоянно находились в поиске, пробовали различные решения, и не останавливались надолго ни на одном из них. Но некоторое время назад мы узнали про Slack. Первой его освоила наша продуктовая команда - в Slack быстро перешла большая часть общения между разработчиками из электронной почты и Skype. К тому же интеграция с инструментами, которые мы применяем при разработке продукта (GitHub, Trello), оказалась очень удобной. Буквально через несколько месяцев мы приняли решение перенести все групповые чаты наших отделов из Skype в Slack, и что называется, «втянулись».

Почему? Попробуем рассказать о том, как конкретно мы используем Slack.

Как мы используем Slack

О банальных вещах вроде личного онлайн-общения, звонков и смайликов говорить не будем - Slack мы любим не за это. И даже не за наличие мобильного и десктопного приложения, в конце концов они есть и у Skype (правда мобильный Skype на наш взгляд еще более неудобен, чем десктопный).

Прежде всего мы любим Slack за каналы - фактически тематические групповые чаты с распределением прав доступа. На сегодня у нас уже несколько десятков тематических каналов: #random для несрочной и не сильно важной информации, #anouncements для новостей компании и анонсов, касающихся всех, #marketing, #product, #sales, и т.д.

Звучит нехитро, но на самом деле это невероятно удобно, а если еще добавить возможность настраивать уведомления о новых сообщениях индивидуально для каждого канала, в котором вы состоите, то Slack получает +100 к удобству. Кстати, для приложения на телефоне и ноутбуке можно выбирать разные настройки уведомлений. Ещё можно следить за упоминаем конкретных слов (не только ника) в доступных вам каналах, использовать обращения через @никнейм к отдельным пользователям, или ко всем участников чатов через @channel, @everyone, посмотреть все упоминания вашего ника, отмечать звёздочкой и сохранять все важные сообщения (и легко находить их)… Да много чего можно при общении в Slack, всего и не перечислить.

Мобильное приложение Slack для iOS и Android тоже сделано «на уровне» - оно быстрое, удобное, и в отличие от Skype не имеет имеет проблем с синхронизацией прочитанных сообщений.

Добавление ссылок и файлов - это отдельная история. Удобный поиск позволяет без труда находить добавленное (особенно если прописывать Title для файлов), что фактически делает Slack корпоративной базой данных.

А ещё есть внутренняя статистика, благодаря которой мы знаем сколько написали сообщений (более 200.000 за 2016 год), а также наш любимый робот SlackBot, которого мы постоянно обучаем автоматическим ответам на сообщения в каналах, и получаем массу веселья от этого.

Но если серьезно, то Slack действительно стал центром всего электронного общения внутри компании, практически заменив нам электронную почту, Skype и Yammer. Он облегчает нашу жизнь и экономит наше время, позволяя быстрее обмениваться информацией и принимать решения. Разве не этого все мы хотим от мессенджера?

Кстати, это очень заметно по уменьшившемуся количеству писем в почтовых ящиках - электронная почта теперь используется только для общения «наружу» компании. Масса продуманных мелочей и постоянно появляющиеся всё новые и новые фичи - как тут можно не полюбить Slack.

Полезные хитрости при работе со Slack

• Горячие клавиши.Ctrl+K - перейти к диалогу по его названию, Alt + стрелка вверх/вниз - передвижение по списку каналов в порядке, как они отображаются слева, Alt + стрелка влево/вправо - навигация между каналами, в которых недавно велось общение. Остальные горячие клавиши найдите сами. Кстати, в мобильном приложении свайп влево в списке каналов тоже открывает список недавно посещенных каналов.
• Смайлики можно вводить с клавиатуры - если ввести двоеточие и начать вводить название смайла, то появится подсказка.
• Мобильные номера надо вносить в профили пользователей в полной международной форме (с префиксами вида +7 и +380), иначе их нельзя «кликать» в мобильном клиенте, чтобы сразу позвонить.
• Чтобы найти свежие переписки в личных сообщениях достаточно кликнуть на заголовке «Direct messages» - откроется окно, где свежие переписки будут сверху.
• Учитывая большое количество людей, каналов и активных чатов, одна из самых полезных функций - временно заглушить нотификации, иначе вы можете просто «утонуть» в потоке сообщений. Это можно сделать как для всего Slack в целом, так и для отдельного канала («колесико» настроек канала - дальше опция «Mute»). Каналы, которые у вас постоянно заглушены, будут показаны серым цветом в списке - можете заходить и читать их когда вам удобно, а не отрываться постоянно на нотификации.
• Если вы хотите привлечь чье-то внимание к обсуждению - явно указывайте это человека в сообщении через @, тогда он получит нотификацию, ведь человек может не читать канал постоянно.
• На каждое сообщение вы можете попросить Slack-бота прислать вам напоминание через определенное время.
• Можно посмотреть список всех каналов и присоединиться к любому открытому (если оно вам реально надо).
• Вы можете отметить людей, с которыми часто переписываетесь, звёздочкой, чтобы они всегда находились в верхней части меню.
• Важные сообщения с информацией, которая может понадобиться в будущем, можно прикреплять к каналу через опцию «Pin».

Упоминания бренда прямо в Slack

Кстати, мы используем Slack и в связке с нашей системой мониторинга социальных сетей, YouScan. В режиме реального времени мы видим упоминания нашей компании и конкурентов в соцсетях прямо в нашем Slack-e. При необходимости, с помощью интеграции YouScan и Slack вы можете мгновенно узнавать о новых постах из соцетей на любую интересующую вас тему, даже на вашем мобильном телефоне. Так что если вы еще не пробовали мониторить соцсети, блоги и форумы с помощью YouScan, то самое время

На основании исследований, проведенных за последние десять лет, Дон Кэару и Юнис Паризи‑Кэару сделали вывод, что команды терпят неудачу по ряду причин, от ошибок при планировании работы команд до недостаточного обучения их членов. Ниже приводятся десять причин, которые, согласно их исследованиям, мешают командам реализовать свой потенциал. Осознание этих ловушек имеет большое значение, помогая избежать попадания в них команд, участником которых вы являетесь.

Десять главных причин, из‑за которых команды терпят неудачу

1. Отсутствие документа, в котором были бы определены цель команды и правила совместной работы по достижению этой цели.

2. Неспособность решить, в какой области команда независима и несет коллективную ответственность за результаты.

3. Отсутствие коллективной ответственности.

4. Отсутствие ресурсов, необходимых для выполнения работы, включая время.

5. Отсутствие эффективного лидерства и разделяемого лидерства.

6. Отсутствие норм, которые развивают творческий подход и стремление к совершенству.

7. Отсутствие планирования.

8. Отсутствие поддержки со стороны руководства.

9. Неспособность справиться с конфликтами.

10. Отсутствие обучения навыкам совместной работы на всех уровнях.

Все мы так или иначе были частью команд или комитетов, к собраниям которых мы испытывали отвращение. Иногда источник этого отвращения – эгоистичный руководитель, который любит слушать только собственный голос, не любит критики в свой адрес и хочет, чтобы все поддерживали его точку зрения во всем. Если вы действительно хотите выяснить, что происходит с командами, подобными описанной, сходите в комнату, где люди отдыхают после собрания и где обязательно проходит еще одно собрание на тему «Надо было сказать ему…». В этой главе мы не будем подробно анализировать причины, по которым некоторые команды терпят неудачу или не осознают своих возможностей, мы постараемся выяснить, что делает команды эффективными и как им в этом помочь.

Характеристики высокоэффективной команды

Некоторые команды достигают выдающихся результатов, какой бы трудной ни была цель. Это высококлассные команды. К их числу относятся: спортивные команды, которые преодолевают все трудности, чтобы выиграть чемпионат; группы ученых, которые делают поразительные открытия; группы волонтеров, собирающих огромные суммы на благотворительные цели; или, например, команда разработчиков какого‑нибудь продукта, которая выдвигает новую уникальную идею. Высокоэффективные команды встречаются во всех профессиях и сильно отличаются друг от друга по размеру, структуре и целям.

Что делает эти команды столь разными? Что их отличает и дает им возможность обгонять другие команды? Хотя каждая команда уникальна, все они имеют общие характеристики, присущие всем выдающимся командам независимо от их целей и стремлений.

Создание высокоэффективных команд, как и создание большой организации, начинается с картины того, к чему вы стремитесь, – с цели.

Если вы знаете, куда направляетесь, дорога приведет вас к цели. Поэтому совершенно необходимо знать, что представляет собой высокоэффективная команда и какие элементы ее характеризуют. Мы определили семь главных характеристик всех высокоэффективных команд, которые представлены акронимом PERFORM (т. е. эффективно работать).

Р (Purpose and values) – Цель и ценности. Все члены высокоэффективной команды четко понимают общую цель и имеют общую систему ценностей. У них есть убедительная картина желаемого будущего. Если команда колеблется, действует нерешительно и недружно, то, скорее всего, причину искать надо здесь. Именно из общей цели и ценностей выводятся взаимно согласованные цели, определяются роли и разрабатываются стратегии. Как было показано в главе 2 «Сила видения», если команда не знает, кто они (цель команды), куда они идут (картина будущего) и что будет направлять их движение (ценности), команда не получится. Цель и ценности – это тот клей, который скрепляет команду и образует фундамент высокоэффективной команды.

Е (Empowerment) – Наделение властью. Члены высокоэффективной команды уверены в своей способности преодолевать препятствия. Они делятся информацией и знаниями и помогают друг другу. Установки, правила и процедуры помогают группе легко выполнять задачи. Информация легко доступна, и члены группы имеют нужные им умения или по крайней мере знают, где получить их. Им предоставлены возможности для роста и повышения квалификации. Они наделены властью, чтобы действовать и принимать решения и делать выбор в границах своей компетенции. Они обладают автономией, возможностью и способностью проявить свою личную и коллективную силу.

F (Flexibility) – Гибкость. Члены высокоэффективной команды независимы и понимают, что все отвечают за качество работы команды, развитие и лидерство. В высокоэффективной команде часто бывает трудно определить, кто является лидером, поскольку центр лидерства смещается в зависимости от сиюминутных потребностей. Команда умеет и работать много, и получать удовольствие. Чувства ценятся так же высоко, как и мнения. Члены команды признают неизбежность перемен и приспосабливаются к изменяющимся условиям.

О (Optimal productivity) – Оптимальная производительность. Высокоэффективные команды имеют оптимальную производительность труда, отражающуюся в количестве и качестве выполняемой ими работы. Высокоэффективная команда радеет о выдающихся результатах. Высокая производительность – это итоговый показатель. А результат – это самое важное. Здесь люди заинтересованы в высоких стандартах и качестве. Члены команды очень гордятся тем, что выполняют работу в установленные предельные сроки, достигают поставленных целей и выполняют задания. Они считают друг друга ответственными и стремятся к непрерывному совершенствованию. Они разработали эффективные методы решения проблем, и поэтому творческий дух и вовлеченность в работу лишь возрастают. Каждый несет свою ношу и каждый гордится достижениями команды.

R (Recognition and appreciation) – Признание и признательность. Члены высокоэффективной команды все время получают положительную информацию и признание со стороны членов команды, руководителя команды и организации. Признание и признательность – мощные средства мотивации и усиления качества выполнения работы. Команда совершенно деморализуется и превращается в неэффективную, когда она достигает результатов, но не получает положительной информации от руководства или заказчика. Признание укрепляет правильное поведение, создает самоуважение, усиливает ощущение собственной значимости и успеха. Большое значение имеют как личное признание, так и признание команды.

М (Morale) – Моральное состояние. Моральное состояние команды – это результат всего вышеизложенного. Если остальные элементы модели PERFORM в порядке, то и моральное состояние команды высоко. Члены команды с воодушевлением относятся к своей работе; они гордятся своими результатами и тем, что они работают в этой команде. Команда в целом уверена и оптимистична относительно своего будущего, доверие между ее членами высоко. Имеется сильный командный дух и чувство единства.

Модель PERFORM в действии

Изучив характеристики высокоэффективных команд с помощью модели PERFORM, большинство людей говорят только одно: «Ух ты!». Если команда действительно обладает этими свойствами, то, поверьте, она будет эффективной. Приведем несколько примеров.

Кен был как‑то приглашен на тренировку команды Boston Celtics, когда там, на пике своей карьеры, играли Ларри Берд, Роберт Пэриш и Кевин МакХэйл. Стоя на краю поля с тренером К. С. Джонсом, Кен спросил: «Как вам удается руководить группой таких суперзвезд?» Тренер улыбнулся и ответил: «Я кидаю мяч и время от времени кричу “Давай!”». Наблюдая за действиями Джонса как руководителя, Кен заметил, что тот не следует никаким стереотипам поведения сильного лидера. Во время тайм‑аутов игроки болтали больше, чем тренер. Во время игры он не бегал туда‑сюда вдоль боковой линии, выкрикивая замечания игрокам; большую часть работы выполняли сами члены команды. Они подбадривали, поддерживали и направляли друг друга.

Эта команда действительно знала, как надо эффективно работать (PERFORM). Каждый знал цели и ценности. Они были наделены властью выполнить свою часть работы. У них были великолепные отношения друг с другом, и они прекрасно общались во время тренировки. Они действовали гибко и меняли планы по мере необходимости. Конечно, они достигли оптимального качества исполнения. Признание и поддержка друг друга были для них образом жизни, а высокое моральное состояние было очевидно для всех, кто видел их игру.

Когда этот сдержанный руководитель, К. С. Джонс, ушел в отставку, игроки команды все как один сказали, что он был лучшим тренером из всех, что у них когда‑либо были. Почему? Потому что он позволял каждому быть руководителем, а в этом и состоит дух команды.

Определение команды очень простое: это люди, которые делают что-то вместе. Это может быть хоккейная команда, ведущая игру в большинстве, команда исследователей, разгадывающая интеллектуальную загадку, команда спасателей, вытаскивающая ребенка из горящего дома, или просто семья , которая устраивает свою жизнь.

Команду делает командой не что-то, что она делает; командой ее делает слово вместе.

Почему же все решили обратиться за помощью к командам? Могло ли быть по-другому? Как минимум в теории пре­ имущества командной модели казались совершенно очевидными.

• Команды экономят средства. Вслед за появлением команд исчезает менеджмент среднего звена. Организации, которые обращаются к командам только ради экономии, не остаются разочарованными.
• Команды повышают производительность. Они ближе к процессам и ближе к клиентам, чем старая бюрократия.
  Они позволяют настолько повысить производительность труда , что боссы раньше не могли и мечтать о таком.

? Команды облегчают коммуникацию. В хорошей команде все ее участники заинтересованы в собственном успехе. Команды концентрируются на текущих задачах. Сама суть команды, ее «бизнес», если вам угодно, это распространение информации и делегирование работы.

? Команды делают то, что не могут сделать обычные рабо чие группы. Если задача многофункциональна по своей сути, с командой специалистов из разных областей никогда не сравнятся ни одиночка, ни функциональная группа. Обладать всеми необходимыми знаниями и как следует выполнить такую задачу один человек или группа специалистов в одной области просто не в состоянии.

? Команды эффективнее используют ресурсы. Они позволяют организации направить свои самые важные ресурсы, силу своего интеллекта, непосредственно на решение проблем. Команда - это схема «Точно вовремя» в приложении к структуре организации: ничто не должно тратиться впустую.

• Команды принимают более удачные решения. Хорошее управление основано на хороших знаниях. Суть идеи команды - общие знания и немедленное превращение их в общие управленческие решения.
• Команды повышают качество продуктов и услуг. Так называемый «круг качества» (давно отброшенный) был ранним выражением идеи об улучшении качества посредством идей и энергии каждого. Команда накапливает знания, а знания, ко торые применяются в нужный момент, - ключ к непрерывному совершенствованию качества продуктов и услуг.
• Команды совершенствуют бизнес -процессы. Процесс включает в себя несколько функций. У команды, в которой представлены все функции, необходимые для данного процесса, более ясное «видение процесса». Вот почему в 90-х команды шли рука об руку с реинжинирингом.
• Команды «дифференцируют, интегрируя». Почти все организации изо всех сил стремятся снижать затраты и повышать эффективность. Но они боятся, что снижение размеров может привести к фрагментации. Команда - это возможность объединить людей, обладающих разными знаниями.
  Такое «смешение» предохраняет организацию от шока, связанного со снижением ее размеров.

Все это звучит прекрасно, и в целом все это правда. Но в то же время команды могут вызвать волну новых проблем, навлечь на головы организации, к какому бы типу она ни относилась, все тридцать три несчастья. Мы работаем с командами больше десяти лет. И за это время успели понять, что они действительно иногда добиваются положительных результатов, но часто по тем или иным причинам оказываются бесполезными.

«Точно вовремя» (just - in - time ) - производственная философия, основанная на планомерном уничтожении любых непроизводительных расходов и постоянном совершенствовании производственного процесса. В узком смысле термин означает сведение к нулю буферных производственных запасов за счет доставки пополнения малыми партиями «точно вовремя». - Прим. пер.

Да, компании экономят, устраняя или объединяя в одну должности, которые считают ненужными, - производительность ценой изнурительного труда . Но коммуникация, качество и реальные выгоды роста производительности - все эти теоретические преимущества команд, так вдохновляющие менеджеров , - так и остаются теорией.

Так стоит ли обвинять компании в том, что идея команд вызывает у них сомнения? Может быть, команды - всего лишь очередная мода? Не пора ли сделать выводы и восстановить бюрократическую пирамиду?

Нет, нет и нет. Во-первых, команды - не прихоть. Они всегда были и всегда будут. Во-вторых, назад дороги нет. Старая иерархия обходилась нам слишком дорого. Вернуться к ней - значит, прежде всего, вернуть ненужные и слишком большие затраты на промышленную бюрократию.

Нам остается только одно: еще глубже погрузиться в командный опыт.

Но прежде чем это сделать, было бы мудро остановиться и поразмышлять о том, почему команды терпят фиаско и как нам изменить свои организации или свои ожидания, чтобы наши команды смогли реализовать свой многообещающий потенциал.